Ordrestyring til Servicevirksomheder
TaskForce koordinerer vedligeholdelse og serviceopgaver på tværs af mange kunder, ejendomme og medarbejdere. Hold de faste runderinger, ad-hoc opgaverne og dokumentationen ét sted, så ingen rute springes over og månedsrapporten til ejeren skriver sig selv.
Udfordringer i servicevirksomheder-branchen
Mange kunder og lokationer
En servicevirksomhed har typisk mange kunder med hver deres adresser, aftaler og krav. Uden ét system er det svært at se om alle lokationer faktisk er blevet besøgt som aftalt.
Dokumentation for udført arbejde
Kunderne betaler for en aftale og forventer at kunne se at den er overholdt. Billeder og noter fra hvert besøg skal være samlet, ikke spredt på medarbejdernes telefoner.
Blanding af planlagt og ad-hoc
Faste runderinger, periodiske eftersyn og pludselige akutopgaver skal alle passes ind i den samme plan uden at noget bliver glemt.
Servicevirksomheder kører på rutiner som ingen må glemme.
Du har 30 ejendomme, 200 lejemål og 12 medarbejdere. Hver uge er der græsslåning, hver måned er der trappevask, hvert halvår er der vinduespudsning, og hvert år er der periodisk eftersyn. Hvis bare én rutine springes over, falder hele relationen til ejeren sammen ved næste møde.
Kunden betaler ikke for et besøg. De betaler for at kunne stole på at det bliver gjort.
TaskForce opretter automatisk de faste runderinger og eftersyn ud fra den aftale hver kunde har. Du kan se på ét overblik om alle lokationer er blevet besøgt som planlagt, og en samlet serviceruta kan lægges geografisk, så medarbejderen ikke bruger halvdelen af dagen i bilen.
Dokumentation er kernen i en serviceaftale. Medarbejderen tager billeder og skriver noter på opgaven fra mobilen, og ved månedens slutning kan du trække en rapport pr. kunde med alt udført arbejde, billeder og tidspunkter. Det er den rapport der får aftalen forlænget.
Ad-hoc opgaver håndteres oven i den faste plan uden at rutinerne bliver glemt. Et knækket dørhåndtag eller en tilstoppet afløb oprettes på få sekunder og lægges hos den nærmeste medarbejder, og systemet holder styr på at det bliver faktureret særskilt.
Kunder med mange adresser holdes samlet på ét kundekort. En boligforening med 30 ejendomme er én kunde med 30 lokationer, hver med sin egen aftale og historik, i stedet for et virvar af enkeltsager der er svære at fakturere samlet.
Når mange små besøg skal faktureres, er det forskellen på at gøre det løbende og at bruge en hel dag i slutningen af måneden. Timer og opgaver er allerede registreret på de rigtige kunder, så fakturaerne kan sendes videre til dit regnskabsprogram med få klik.
Sådan hjælper TaskForce
Kunde- og adressestyring
Organiser kunder med flere adresser og lokationer, hver med deres egen aftale og historik, så en boligforening med 30 ejendomme ikke bliver til 30 løsrevne kunder.
Dokumentation på hver sag
Medarbejderen tager billeder og skriver noter direkte på opgaven, så du kan dokumentere over for kunden præcis hvad der blev gjort og hvornår.
Automatiske serviceaftaler
Faste runderinger og eftersyn oprettes automatisk med det rigtige interval pr. kunde, så de tilbagevendende opgaver bliver til planlagt omsætning.
Mobil app
Medarbejderne ser dagens opgaver, ruten og hvad der skal gøres på hver adresse på mobilen, og de kvitterer for udført arbejde på stedet.
Fordele ved TaskForce til Servicevirksomheder
Eksempler fra hverdagen
Planlagt vedligeholdelse
Ugentlig, månedlig og halvårlig service oprettes automatisk fra aftalen med dokumentationskrav, så medarbejderen ved præcis hvad der skal gøres og fotograferes.
Akut vedligeholdelse
Et pludseligt problem på en ejendom oprettes på få sekunder og tildeles den nærmeste medarbejder oven i dagens faste rute.
Månedsrapport til ejeren
Al udført arbejde på en kundes lokationer trækkes som en rapport med billeder og tidspunkter, klar til at sende med fakturaen.